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  • Redacción Funnel

6 consejos para cubrir eventos en redes sociales

Actualizado: 23 de jun de 2019


Cubrir eventos por redes sociales puede convertirse en un auténtico desafío para el community manager.

Por Redacción Funnel.


Unas de las tareas más demandantes para el community manager es cubrir eventos para la marca que tiene a cargo, ya que consiste en un trabajo de campo que muchas veces se realiza fuera del horario de oficina (de noche o un fin de semana). Precisamente por ser una tarea poco frecuente, debemos esmerarnos en hacerla bien para obtener los resultados que el cliente espera.


La cobertura de un evento nos sirve para obtener un alto alcance, generar fans e interacciones, incluso tenemos la posibilidad de crear contenido viral que puede hacer que nuestra marca destaque en medios offline, aumentando así la exposición. Por tal motivo, no debemos improvisar la cobertura y debemos estar atentos al abanico de oportunidades que puede abrirse.

En Funnel te enseñamos estos 6 consejos para que tu cobertura salga bien:


1-. Contar con los recursos tecnológicos necesarios

Es importante que tengas todo lo necesario para que la cobertura salga bien a nivel técnico, dependiendo también de tus recursos personales o los de la agencia. Lo principal es contar con un smartphone con acceso a datos móviles. No confíes en que el lugar del evento tendrá wifi, ya que podrías estar en serios apuros si no hay acceso o se podría ralentizar tu trabajo si la conexión no es buena.


También debes preveer que podrías quedarte sin batería, así que debes llevar tu cargador o una batería extra, lo mismo para tu laptop, la cual te puede servir para publicar en las redes sociales o descargar archivos de fotos.


Por último, te recomendamos usar un selfie stick para que te sientas más cómodo durante la transmisión y hacer que el video salga mucho más estable.


2-. Presentar un plan de cobertura

Sabemos que la planificación es importante, por tal razón, tu plan de cobertura es lo primero que debes presentarle a tu cliente apenas se programe el evento.


El plan consiste en un archivo en excel indicando cada hora del evento con su respectiva actividad más un post tentativo (solo copies) para cada red social. Para eso, es necesario que el cliente te envié toda la información posible sobre el evento (cronograma, brief, lista de invitados, etc.). También puedes guiarte revisando coberturas anteriores del mismo evento. Considera también proponerle a tu cliente el número promedio de posts y las redes sociales a utilizar según los recursos disponibles. Si solo hay un CM, no es sostenible que propongas una cobertura en Facebook, Twitter e Instagram.


Sin embargo, el día mismo de la cobertura, no es necesario que sigas el plan al pie de la letra, ya que pueden surgir circunstancias que te harán publicar un post diferente al que colocaste en un principio. El plan te sirve como un simulacro para que sepas que lenguaje o estilo de comunicación utilizar (lo cual te hará redactar el post más rápido) y también para mostrarle a tu cliente que estás organizado.


Te presentamos un ejemplo sencillo de cómo hacer un plan de cobertura para el evento de tu marca.

3-. Estudiar el escenario

Es importante que el día del evento llegues temprano al escenario y vayas explorando los lugares donde tomarás fotos y transmitirás en vivo. Te servirá mucho para saber en qué lugares o ángulos hay la mejor iluminación para tomar fotos, o en donde puedes filmar sin que aparezcan personas u obstáculos que interfieran tu transmisión en vivo.


En este punto debes recordar que la cobertura también la puedes hacer con un equipo, dependiendo de la magnitud del evento y los recursos de la agencia. Tú y tus compañeros pueden distribuirse en varios lugares para generar la mayor diversidad de contenido posible. Por ejemplo, si se trata de una convención de manga y anime, seguro que hay muchos stands con cosas interesantes que no podrían ser fotografiadas por una sola persona en un tiempo corto.


Eventos grandes como una convención de comic requieren de más de un community manager para la cobertura.

4-. Trabajar con un community manager con laptop

Ya mencionamos la importancia del trabajo equipo, pero un punto importante a considerar es que cuentes con el apoyo de un community manager en el lugar del evento dedicado solo a trabajar desde la laptop. Esta persona debe encargarse de responder la interacción en vivo de los usuarios, así como publicar las fotos o posts enviadas por los otros CMs que están continuamente desplazándose con smartphones.


En este punto te recomendamos utilizar WhatsApp Web, así el CM con laptop solo descargará el contenido y lo publicará de forma simultánea en las diferentes redes sociales. Este CM también te puede apoyar si por urgencia necesitas buscar la cuenta de una persona famosa que deseas etiquetar. Aunque parezca increíble, tendrás tanto trabajo para hacer rápido que no tendrás tiempo ni siquiera para entrar a Google a buscar información.


5-. Mantener comunicación con el cliente

Siempre mantente comunicado con tu cliente, informándole desde el momento en que llegas al lugar del evento hasta el momento de la finalización. Recuerda que el cliente siempre valorará tu puntualidad.


Además, también te sugerimos que mantengas a tu cliente al tanto de la cobertura durante su desarrollo. Por ejemplo, los formatos que estás utilizando, la interacción que recibe la página, o incluso, las dificultades que pueden aparecer, como el retraso del inicio de una actividad o algún problema con el acceso a internet (si es un evento deportivo en un lugar muy apartado de la ciudad).


La comunicación con tu cliente también te servirá cuando tengas contenido dudoso que necesitas que pasé primero por aprobación. Nuevamente el uso de Whatsapp es bastante útil para agilizar la comunicación.


WhatsApp es una herramienta necesaria para una cobertura, agilizando la comunicación con el equipo y con el cliente.

6-. Hacer un reporte de métricas de la cobertura

Este consejo se aplica al final de la cobertura. Debes realizar un reporte de métricas indicando los datos más importantes del evento, por ejemplo, el aumento de fans que hubo, si hubo menciones por parte de otras marcas, la interacción y el alcance, o los posts más destacados.


Al final del reporte, puedes incluir una serie de recomendaciones para la próxima cobertura o detalles que pueden corregirse (alguna omisión, el uso de un formato o red social, o la falta de manos para cubrir algunas actividades). Este reporte le servirá mucho a tu cliente para entender el crecimiento de su marca y reconocer tu trabajo como community manager.


¿Buscas una agencia con experiencia en cobertura de eventos para tu marca? ¡En Funnel estamos para ayudarte!

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